Kandidātu personas datu apstrāde

Kandidātu personas datu apstrādē (turpmāk tekstā – Principi) ir aprakstīts, kā SIA Augustiņa istaba veic Kandidātu personas datu Apstrādi. Kā Darba devējs, SIA Augustiņa istaba ir jāglabā un jāapstrādā informācija par Kandidātiem darba tiesisko attiecību sākšanas un uzturēšanas nolūkos, kā arī lai efektīvi, tiesiski pamatoti un atbilstīgi varētu īstenot savu komercdarbību. Datu apstrādes pārzinis ir SIA Augustiņa istaba (reģ.nr. 40203626989).

1. Definīcijas

Kandidāts ir jebkura fiziska persona, kura piesakās vai ir pieteikusies uz amatu SIA Augustiņa istaba.
Tiesību akti datu aizsardzības jomā ir SIA Augustiņa istaba piemērojamie ES un nacionālie normatīvie tiesību akti datu aizsardzības jomā, piemēram, Regula (ES) 2016/679 (Vispārīgā datu aizsardzības regula jeb Datu regula).
Personas dati ir jebkura ar Kandidātu tieši vai netieši saistīta informācija.
Datu pārzinis ir jebkura persona, kura viena pati vai kopīgi ar citiem nosaka Personas datu Apstrādes nolūkus un līdzekļus. Šajos Principos aprakstītajos Personas datu Apstrādes gadījumos, Datu pārzinis ir SIA Augustiņa istaba.
Datu apstrādātājs ir jebkura persona, kura Datu pārziņa vārdā veic Personas datu Apstrādi.
Saņēmējs ir fiziska vai juridiska persona, valsts iestāde vai cita institūcija, kurai SIA Augustiņa istaba ir tiesīga izpaust Personas datus. Saņēmēju kategorijas skatīties Principu 5. punktā.
Apstrāde ir jebkura ar Personas datiem veikta darbība (tai skaitā vākšana, ierakstīšana, glabāšana, dzēšana, nodošana u.tml.)
Normatīvie tiesību akti ir SIA Augustiņa istaba piemērojamie normatīvie tiesību akti, kas, piemēram, saistīti ar saimniecisko darbību, datu aizsardzību, nodokļiem, grāmatvedību.
Trešā persona ir fiziska persona ar kuru Kandidātam var būt ciešas attiecības (piemēram, radinieks), kas var novest pie interešu konflikta SIA Augustiņa istaba, kā arī personas, kas sniedz atgriezenisko saiti par Kandidāta profesionālo sniegumu līdzšinējās darba vietās (piemēram, Kandidāta kādreizējie kolēģi, sadarbības partneri, vadītāji).

2. Vispārīgie noteikumi

2.1 Šis dokuments apraksta, kā SIA Augustiņa istaba veic Kandidātu personas datu apstrādi.
2.2 Saskaņā ar Tiesību aktiem datu aizsardzības jomā SIA Augustiņa istaba nodrošina Personas datu konfidencialitāti. SIA Augustiņa istaba ir ieviesusi atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus Personas datu pasargāšanai no nesankcionētas piekļuves, pretlikumīgas izpaušanas, nejaušas nozaudēšanas, izmainīšanas, iznīcināšanas vai jebkādas citas pretlikumīgas Apstrādes.

3. Personas datu kategorijas

Personas dati tiek vākti tiešā veidā no Kandidāta, no Kandidāta veiktajām darbībām un izmantotajām sistēmām, kā arī no ārējiem avotiem, piemēram, publiskajiem un privātajiem reģistriem vai citām trešajām pusēm. Personas datu kategorijas, kuras SIA Augustiņa istaba vāc un apstrādā, ir:
- Identifikācijas dati, piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, personu apliecinošie dokumenti (piemēram, pase, ID karte).
- Kontaktinformācija, piemēram, adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese, saziņas valoda.
- Dati par attiecībām ar juridiskām personām, piemēram, dati, ko Kandidāts ir iesniedzis vai kas iegūti no publiskajiem reģistriem vai ar trešo pušu pakalpojumu sniedzēju starpniecību.
- Profesionālie dati, piemēram, izglītība, darba stāžs, amata nosaukums, licences, apmācību sertifikāti.
- Komunikāciju un ierīču dati, piemēram, vizuālie un/vai audioieraksti, e-pasts, komunikācijas rīkos fiksēti Kandidāta viedokļi, kā arī citi komunikācijas mehānismi, tai skaitā ierīču dati, žurnālu ierakstu dati.
- Demogrāfiskie dati, piemēram, dzīvesvietas valsts, dzimšanas datums, pilsonība.

4. Personas datu Apstrādes mērķi un pamats

SIA Augustiņa istaba Personas datus apstrādā galvenokārt tālāk aprakstītajos nolūkos:

4.1 Kandidātu atlases administrēšana vakancēm

SIA Augustiņa istaba apstrādā Personas datus, lai administrētu kandidātu identificēšanu, novērtēšanu un atlasi SIA Augustiņa istaba vakancēm.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats: Līgumu izpilde.

4.2 Darba tiesisko attiecību nodibināšana

SIA Augustiņa istaba apstrādā Personas datus darbā pieņemšanas procesa gaitā un lai noslēgtu darba līgumu.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats: Līgumu izpilde, SIA Augustiņa istaba tiesiskās intereses vai juridiskais pienākums.

4.3 Piemērotības novērtēšana

Personas dati tiek apstrādāti, lai novērtētu Kandidāta piemērotību noteiktam amatam. Trešo personu personas dati (piemēram, vārds, amats, kontaktinformācija vai attiecību veids) var tikt apstrādāti šim nolūkam.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats: SIA Augustiņa istaba tiesiskās intereses un juridiskais pienākums.

4.4 Kandidāta personas datu apstrāde nākotnes darba iespējām

SIA Augustiņa istaba apstrādā Kandidāta personas datus, lai tos saglabātu nākotnes darba iespējām.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats: Kandidāta piekrišana.

4.5 Kandidātu aptaujas

Personas dati tiek apstrādāti, lai novērtētu Kandidātu apmierinātību par atlases procesu.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats: SIA Augustiņa istaba tiesiskās intereses.

4.6 Ar riska vadību, iekšējo auditu un likumā noteikto pienākumu saistīto prasību pārvaldība un izpilde

SIA Augustiņa istaba apstrādā Kandidāta personas datus, lai interpretētu, noteiktu atbilstības testus, uzraudzītu un pārbaudītu darbības, kas saistītas ar normatīvajām prasībām, ziņošanu un saziņu, kā arī veiktu pārskatus un kontroles, lai sniegtu SIA Augustiņa istaba vadībai atzinumu par pārvaldību un iekšējo kontroli.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats: SIA Augustiņa istaba tiesiskās intereses vai juridiskais pienākums.

4.7 Tiesisku prasību nodibināšana, realizēšana un aizsardzība

SIA Augustiņa istaba apstrādā Kandidāta personas datus, lai nodibinātu, īstenotu un aizsargātu, prasījuma tiesības, risinātu pretenzijas un pieprasījumus, kā arī glabātu informāciju šim nolūkam.
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats: SIA Augustiņa istaba tiesiskās intereses un juridiskais pienākums.

5. Personas datu saņēmēji

Personas dati var tikt nodoti citiem saņēmējiem, piemēram:
5.1 Institūcijām (piemēram, tiesībsargājošām iestādēm, nodokļu administrācijas iestādēm).
5.2 Auditoriem, juridiskiem konsultantiem vai citiem SIA Augustiņa istaba apstiprinātiem Datu apstrādātājiem (atlases vadības sistēmām, atlases aģentūrām).
5.3 Trešajām pusēm, kuras uztur reģistrus (piemēram, Iedzīvotāju reģistru un citus reģistrus, kuros ir vai caur kuriem tiek nodoti Personas dati).
5.4 Tiesām, ārpustiesas strīdu risināšanas iestādēm.
5.5 Citām personām, kuras ir saistītas ar pakalpojumu sniegšanu SIA Augustiņa istaba, t.sk. arhivēšanas, pasta pakalpojumu sniedzējiem.
5.6 Atgriezeniskās saites nodrošinātāji par kandidāta iepriekšējo profesionālo karjeru.

SIA Augustiņa istaba nenodos vairāk Kandidāta Personas datu, nekā nepieciešams konkrētam Apstrādes nolūkam.

Saņēmēji var apstrādāt Personas datus kā Datu apstrādātāju un/vai Datu pārziņi. Kad Saņēmējs Apstrādā Kandidāta Personas datus savā vārdā kā Datu pārzinis, Saņēmējs ir atbildīgs par informācijas sniegšanu datu subjektiem par šādu Personas datu Apstrādi. Šajā gadījumā SIA Augustiņa istaba iesaka Kandidātam sazināties ar šo Saņēmēju, lai iegūtu informāciju par Saņēmēja veikto Personas datu Apstrādi.

6. Apstrādes ģeogrāfiskā teritorija

6.1 Kā pamata noteikums, Personas dati tiek apstrādāti Eiropas Savienībā/Eiropas Ekonomikas zonā (ES/EEZ), tomēr atsevišķos gadījumos tie var tikt nodoti un apstrādāti valstīs, kas neietilpst ES/EEZ.
6.2 Personas datu nodošana un apstrāde ārpus ES/EEZ var notikt, ja tam ir tiesisks pamatojums, proti, lai izpildītu juridisku pienākumu, noslēgtu Darba līgumu, vai saskaņā ar Kandidāta piekrišanu un ja ir veikti pienācīgi drošības pasākumi. Pienācīgi drošības pasākumi ir, piemēram:
- Ir noslēgta vienošanās, tai skaitā ES līguma standartklauzulas vai citi apstiprināti noteikumi, rīcības kodekss, sertifikācijas u.tml., kas ir apstiprinātas saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu.
- ES/EEZ neietilpstošajā valstī, kurā saņēmējs atrodas, atbilstoši ES Komisijas lēmumam tiek nodrošināts pietiekams datu aizsardzības līmenis.
6.3 Pēc pieprasījuma Kandidāts var saņemt sīkāku informāciju par Personas datu nodošanu uz valstīm, kas ir ārpus ES/EEZ

7. Videonovērošana

Nolūkā veikt videonovērošanu drošības pasākumu ietvaros, SIA Augustiņa istaba izmanto novērošanas kameras SIA Augustiņa istaba telpās. Novērošanas kameru darbības zonas ir attiecīgi marķētas ar informatīvu zīmi.
Personas dati, kas Apstrādāti, SIA Augustiņa istaba veicot videonovērošanu, ietilpst vizuālajos attēlos un video ierakstos.
SIA Augustiņa istaba veic videonovērošanu uz tiesisko interešu pamata, lai nodrošinātu SIA Augustiņa istaba apmeklētāju, Darbinieku (arī Kandidātu), telpu un mantas drošību; aizstāvētu SIA Augustiņa istaba tiesiskās prasības un likumīgās intereses; atklātu un novērstu pretlikumīgas darbības.
Personas datus saturoši vizuālie attēli, video un audio ieraksti tiek nodoti attiecīgajam Saņēmējam, ja ierakstītais materiāls ir nepieciešams kriminālizmeklēšanai, vai Saņēmējam, kas SIA Augustiņa istaba vārdā uztur un apkalpo videonovērošanas sistēmas.

8. Glabāšanas periods

Personas datu glabāšanas termiņš ir atkarīgs no tā, kādam Apstrādes nolūkam šie dati ir iegūti. Glabāšanas periods ir tik ilgs, kamēr tiek veikts atlases process (pieteikšanās, novērtēšana un atlase). Pēc atlases procesa beigām SIA Augustiņa istaba glabās Personas datus līdz maksimālajam noilguma termiņam saskaņā ar Normatīvajiem tiesību aktiem. Gadījumos, kad Personas datu Apstrāde notiek, pamatojoties uz Kandidāta sniegto piekrišanu, Personas dati tiek glabāti tik ilgi, kamēr piekrišana ir derīga. Var tikt piemēroti citi termiņi, ja Personas dati tiek Apstrādāti nolūkiem, kuru pamatā ir SIA Augustiņa istaba tiesiskās intereses, piemēram, lai nodibinātu, īstenotu vai aizstāvētu prasījuma tiesības. Visos gadījumos SIA Augustiņa istaba ierobežo Personas datu Apstrādi līdz minimumam.

Personas dati, kas Apstrādāti saistībā ar SIA Augustiņa istaba veikto videonovērošanu, tiks glabāti ne ilgāk kā nepieciešams, nosakot maksimālo glabāšanas termiņu 90 (deviņdesmit) dienas no ierakstīšanas brīža, ja vien nerodas cits Apstrādes nolūks (piemēram, saistībā ar kriminālizmeklēšanu).

9. Kandidātu kā datu subjektu tiesības

Saskaņā ar Tiesību aktiem datu aizsardzības jomā Kandidātam ir datu subjekta tiesības saistībā ar SIA Augustiņa istaba veikto Personas datu Apstrādi. Šīs tiesības kopumā ir šādas:
- Saņemt apstiprinājumu, vai SIA Augustiņa istaba Apstrādā Kandidāta Personas datus un, ja Apstrādā, tad arī piekļūt tiem.
- Pieprasīt Kandidāta Personas datu labošanu, ja tie ir neatbilstoši, nepilnīgi vai nepareizi.
- Pieprasīt Kandidāta Personas datu dzēšanu.
- Ierobežot Kandidāta Personas datu Apstrādi.
- Iebilst Kandidāta Personas datu Apstrādei, ja Apstrāde notiek uz SIA Augustiņa istaba tiesisko interešu pamata.
- Saņemt Personas datus, ko Kandidāts ir sniedzis un kas tiek Apstrādāti uz piekrišanas vai līguma izpildes pamata strukturētā formā, kādā no biežāk izmantotajiem elektroniskajiem formātiem un, ja iespējams, nodot šos datus citam Datu pārzinim (tiesības uz datu pārnesamību).
- Atsaukt piekrišanu Kandidāta Personas datu Apstrādei.

Atbilde uz datu subjekta pieprasījumu tiks sniegta ne vēlāk kā mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas; nepieciešamības gadījumā šo laikposmu var pagarināt vēl par diviem mēnešiem.
Visos gadījumos Kandidāts var izmantot datu subjekta tiesības, nosūtot SIA Augustiņa istaba identificētu pieprasījumu uz e-pastu: info@augustins.lv
Ja Kandidāts uzskata, ka Kandidāta Personas datu Apstrāde pārkāpj Kandidāta tiesības un intereses saskaņā ar Tiesību aktiem datu aizsardzības jomā, Kandidāts var iesniegt sūdzību par SIA Augustiņa istaba veikto Personas datu Apstrādi Datu valsts inspekcijai: www.dvi.gov.lv.

10. Kontaktinformācija

Kandidāts var sazināties ar SIA Augustiņa istaba saistībā ar jebkuru pieprasījumu, piekrišanas atsaukšanu, datu subjekta tiesībām vai sūdzību par Personas datu Apstrādi, sūtot e-pastu uz: info@augustins.lv vai sūtot vēstuli pa pastu uz: Ropažu iela 59-3, Rīga, LV-1006